Como trabalhar sem secretária

Sua mesa vive bagunçada, você tem que responder e-mail, whatsapp, direct, facebook e o telefone ainda toca no meio disso tudo! 

Se você não tem secretária, com certeza se identificou com essa situação. Uma das dúvidas mais frequentes de quem está começando o consultório é: Como fazer para organizar essa rotina sem ficar louca?

E hoje eu vim aqui para te tranquilizar. Quando eu comecei também não tinha secretária e essa é a realidade de muitas alunas. Então, nutri, é possível manter seu consultório funcionando perfeitamente sem estresse. 

Para isso, existem algumas estratégias:

1. Programe um horário para atender seus pacientes: Você pode usar uma hora do seu dia ou dividir entre manhã e tarde. Reserve esse tempo para tirar dúvidas, responder mensagens e fazer os agendamentos e as confirmações das consultas. É importante também ter  uma agenda, de papel ou digital, organizada. Isso com certeza vai facilitar sua rotina. Deixe também um espaço de 10 ou 15 minutos entre as consultas para que você possa ir ao banheiro, fazer um lanche, gerenciar possíveis atrasos ou responder alguma mensagem urgente.
2. Defina um canal de comunicação com seus clientes: Escolha o meio que fique mais fácil para entrar em contato com seus pacientes. Caso alguém entre em contato por outra rede social, direcione a pessoa para o canal escolhido. Isso vai te gerar um histórico e ajudar na sua organização.
3. Peça para o paciente chegar no horário exato:  Ao agendar uma consulta,  peça para o paciente chegar no horário marcado. Explique que não tem secretária e que costuma ser pontual. Assim você evita que o paciente chegue no meio de um atendimento, o que poderia atrapalhar ou até gerar um desconforto para outro paciente.

Trabalhando com secretária virtual

Com a agenda preenchida, a demanda por uma pessoa para te ajudar, especialmente nos agendamentos e confirmações de consulta, pode crescer. Uma das possibilidades em um primeiro momento é ter uma assistente virtual ou uma secretária remota.

Existem empresas e profissionais especializadas nesta área. Nessa modalidade você pode negociar para que o atendimento telefônico seja personalizado de forma que o paciente tenha a sensação de estar falando com a secretária da sua clínica ao telefone.

Além disso, elas podem fazer atividades como: 

• Cadastro de pacientes ao realizar o procedimento de marcação de consulta.
• Organização da agenda do profissional da saúde: incluindo procedimentos como agendamento, verificação e cancelamento de consultas;
• Responder às dúvidas dos pacientes e passar algumas orientações em relação a procedimentos a serem realizados antes de exames ou cirurgias
• Envio de lembretes automáticos via SMS um dia antes da consulta;
• Envio da  sua agenda com todas as consultas marcadas.

Vantagens e Desvantagens

Vantagens

–  Geralmente tem um custo menor do que a contratação CLT

– As atividades que estes planos normalmente incluem são:

– Você não precisa se preocupar com relações trabalhistas entre o seu consultório e a secretária.

– O seu espaço físico e computador não precisa ficar ocupado pela secretária, ela ficará nas instalações do serviço terceirizado.

– Equipe normalmente já é treinada e capacitada para o atendimento.

Desvantagens

– Os planos deste tipo de secretária virtual remota normalmente atendem apenas no horário comercial.

– Algumas atividades que normalmente são feitas por uma secretária presencialmente não é comum que sejam feitas pelas secretárias virtuais remotas como: Recepção, administrativo e cobrança.

Como cobrar os pacientes?

Essa é uma situação que muitas vezes incomoda o nutricionista que ainda não tem secretária. Eu costumava ser essa pessoa, por isso vou dar essa dica bônus para vocês. E recentemente fiz um vídeo sobre isso, que irá te ajudar a vencer esse fantasma.

E quando é a hora de contratar uma secretária?

Você está se sentindo sufocada com o tanto de coisa para fazer? Está trabalhando acima do seu limite, mais horas do que deveria? Humm, será que não é hora de contratar uma secretária?

Quando eu acho que é uma boa hora:

1. Quando você acumula dezenas de mensagens no Whatsapp para responder, inclusive as mensagens de pessoas querendo agendar consulta ou perguntando como funciona seu trabalho e você só consegue responder depois de longas horas, ou pior, no dia seguinte.
2. Quando você atende um paciente seguido do outro e tem que interromper toda hora sua consulta, para atender interfone/campainha, abrir a porta e pedir para o paciente da consulta seguinte esperar. Atenção: o interfone não toca só para avisar que um paciente chegou, toca para avisar que tem correspondência na portaria, que tem um Sedex te esperando ou até por engano!
3. Quando você começa a deixar algumas coisas básicas faltarem, como sulfite ou produto de limpeza, porque não teve tempo de comprar.
4. Quando você tem que reservar horas na sua agenda para fazer serviços de banco ou Correios e fica calculando quantos pacientes você poderia estar atendendo se não estivesse ali.

Ter uma secretária é a coisa mais inteligente que você pode fazer para manter sua saúde mental, ao mesmo tempo que pode aumentar o faturamento. Mas vale lembrar que ter um funcionário é uma responsabilidade gigante e deve ser conversado com um contador para entender os encargos que vêm a partir disso. Afinal, não é só pagar um salário: tem férias, 13º salário, impostos etc. Coloque na balança o quanto você paga e o quanto vai receber a mais. Isso nem sempre é sobre dinheiro, é sobre qualidade de vida também.

Para crescer, precisamos de pessoas. Se você quer crescer e já tem um faturamento superior a 8 mil reais, eu acho que vale a pena dar uma boa pensada sobre esse assunto, viu?

Gestão do consultório

Sem dúvida nenhuma para ter uma equipe, você precisa ter uma boa gestão. Esse é um dos quatro pilares para um consultório de sólido. Seu consultório precisa de planejamento e organização financeira. 

Por isso, dentro do Consultório Smart, nós discutimos desde preço de consulta até legalização:

• O que é gestão e o que você deve acompanhar?
• Sua planilha SMART gestão
• Teto máximo de clientes agendamento eficiente
• Plano de negócios
• O que é melhor para você:pessoa física upessoajurídica?
• Como legalizar seu atendimento?
• O local do atendimento importa?
• Qual melhor hora para abrir um consultório próprio?
• Como fazer contratos com parceiros sócios?
• Quanto cobrar pela consulta?
• Esteira de produtos
• Como precificar os demais produtos e serviços?
• Organizando as finanças pessoais
• Organizando as finanças do consultório
• Open Doors:como ele vai te salvar em uma crise
• Formas de pagamento emissão de recibo nota fiscal
• Como aumentar preço da consulta?
• Como aplicar melhoriacontínua sua gestão
• Vai tirar férias?Veja Oque Você Deve Fazer.
• Grávida? Veja O Que Você Deve Fazer.
• Contratação de estagiário
• Como montar uma equipe?
• Como gerenciar uma equipe?
• CRN agendou uma visita?Calma,olha como funciona.

E ainda temos o bônus: MINICURSO SECRETÁRIA SMART

Para você treinar sua secretária para ser seu braço direito no seu consultório. Nesse minicurso, ela aprenderá sobre vendas, organização da agenda, recepção do cliente e muito mais. Se você ainda não tem secretária, não se preocupe, o conteúdo também serve para você organizar melhor os agendamentos e receber pagamentos.

Chegou a hora de você amadurecer seu negócio! Reserve sua vaga para a próxima turma!